Tips voor het plan

1. Keep it simple

De manier waarop je een plan schrijft is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat er ook daadwerkelijk iets met je plan wordt gedaan. Hoe vaak lees je plannen waarvan je nog steeds geen idee hebt hoe je het daadwerkelijk moet uitvoeren? Schrijf daarom je plan op een manier waarop het omarmd kan worden en het ook echt uitvoerbaar is. Wees bijvoorbeeld eerlijk als je iets niet begrijpt en maak het niet te moeilijk.

2. Visualiseer

Het helpt bij het maken van een plan om te visualiseren. Dit begint al bij het tekenen van wat je echt bedoelt. Gebruik je een metafoor? Visualiseer deze, en nee hiervoor hoef je niet goed te kunnen tekenen. Vat bijvoorbeeld strategische belangen samen in een overzichtelijk model. Dit kan een eigen bedacht model zijn, maar je kunt ook een bestaand model gebruiken. Je herkent vast dat een uitleg waarbij iemand een model gebruikt, veel sneller ‘logisch’ voelt. Toch is het denkproces erachter vaak een stuk complexer dan je bij het zien van het model denkt.

3. Werk vanuit één geaccordeerde basis

Nadat je het plan hebt gevisualiseerd en iedereen dit begrijpt, kun je verder. Je hebt op dit moment alle neuzen dezelfde kant op waardoor je iedereen makkelijker meekrijgt in de stappen die volgen. Baseer vanaf dat moment alles wat je doet op die basis en zorg dat je hierop kunt terugvallen. Hierdoor blijft je plan begrijpelijk en behapbaar.

4. Maak het tastbaar

Je denkt vast; hoe kan ik een plan tastbaar maken? Dit kan heel simpel zijn, maar ook uitgebreider. Het komt erop neer dat wanneer iets tastbaar is, mensen het willen hebben. Het begint al bij het printen van je plan en het presenteren in een lijst. Hierdoor kun je het op een bureau leggen en word je er iedere dag aan herinnerd. Het tastbaar maken van je plan kan natuurlijk ook een stuk complexer. Het is aan jou om hier een vorm aan te geven die bij jouw organisatie past.

5. Zoom uit, zoom in

Zorg dat ieder punt in je strategie is verbonden met het vorige. Hiervoor is het belangrijk om af en toe uit te zoomen en weer terug te gaan naar conclusies die je eerder hebt getrokken. Als je punt hierop aansluit, kun je weer inzoomen en door met het volgende.

6. Spreek in gebiedende wijs

Vaak gebruiken mensen bij het schrijven van plannen vage begrippen en taal. Hoe vaak gebruiken mensen niet woorden in als; engagement, klant centraal of contentmarketing? Ook met kernwaarden komt dit vaak voor. Er zijn misschien een paar collega’s die begrijpen wat je met die vage woorden bedoelt, maar als je alle neuzen dezelfde kant op wil hebben is het van belang dat je deze ‘vaagtaal’ bestrijdt. Zorg daarom dat je voor je kernwaarden een goede definitie hebt die iedereen begrijpt. Zo creëer je richting voor medewerkers en kunnen ze elkaar ook aanspreken.

7. Stop met starten

Bij het schrijven van een plan, hoort een planning voor de toekomst. Vaak wordt dit geschreven vanuit het heden naar de toekomst. Maar als je juist begint bij het verleden en opschrijft welke stappen je al hebt gezet om te komen bij waar je nu bent, kan je deze stappen vervolgens doorvertalen naar waar je ooit wil zijn. Hierdoor wordt jouw plan een stuk realistischer en wordt het risico op weerstand van collega’s kleiner.

Tips voor het proces

Heb je wel eens gehoord van duikboten en dolfijnen? En hoe dit je kan helpen in het veranderingsproces? Ik zal het toelichten. Duikboten en dolfijnen zijn een metafoor voor de management aandacht parabool. In de beginfase van een project is er vaak veel aandacht van management. Naarmate het proces vordert zwakt de aandacht van het management af, maar aan het eind van het proces is de aandacht weer terug en wil het management resultaten zien. Een duikboot komt aan het begin en pas weer aan het eind boven water.

Als je dit ook doet tijdens een proces loop je het risico dat je pas aan het einde van een project doorkrijgt dat je niet op de goede weg bent. Een dolfijn komt vaker boven water. Door vaker tijdens een proces terug te komen voor feedback, krijg je al eerder door of je op de goede weg bent of niet. Op basis daarvan kan je de richting aanpassen zodat je aan het einde een beter resultaat kunt neerzetten.

Houd rekening met interne politiek

Wil je een nieuw idee van de grond krijgen, dan zul je altijd je collega’s nodig hebben. Maar wie betrek je op welk moment bij je plan? Gebruik voor die keuze je marketingkennis ook intern! Bijvoorbeeld met het model van Rogers over de levenscyclus van een innovatie. Net als dat je extern bekijkt wie de innovators, early adopters, early majority, late majority en laggards zijn, doe je dit ook intern. Analyseer bij iedere stap in je proces welk ‘soort’ collega je nodig hebt en schroom niet ze in je proces te betrekken.

Speel in op verschillende persoonlijkheden

De persoonlijkheid van collega’s is heel belangrijk als je ze in beweging wil krijgen. Wist je dat het heel nuttig is om in kaart te brengen hoe zeker je collega’s zijn?

Relatief onzekere collega’s krijg jij het beste mee met jouw ideeën. Dit klinkt misschien negatief, maar dat is het niet. Relatief onzekere mensen zijn namelijk zeker genoeg om hun werk uit te voeren en met nieuwe ideeën te komen, maar staan nog steeds open voor nieuwe informatie en gaan er niet vanuit dat ze alles al weten. Je betrekt deze collega’s dus relatief gemakkelijk bij je plan.

Kies voor je zekerdere collega’s een andere aanpak; zorg ervoor dat je hen iets vertelt wat ze nog niet weten, waardoor ze nieuwsgierig worden naar nieuwe informatie. Onzekere collega’s vertel je juist iets wat ze wél weten, waarmee je ze zekerder maakt.

Ik hoop dat het jou met hulp van deze tips gaat lukken je team te enthousiasmeren voor jouw nieuwe plan. Dus, van welk idee ga jij het eerst werk maken?