Door een lange periode thuiswerken hebben we ontdekt hoe we onze dag efficiënter kunnen indelen voor werk en privé. De tijd die je eerst kwijt was aan reizen en files kun je nu steken in jouw ochtendroutine, een rondje hardlopen, meer aandacht voor de kinderen of gewoon wat langer slapen. Tijdens het werken word je niet afgeleid door collega’s die ‘even’ een praatje komen maken bij je bureau. En te laat komen voor een overleg, komt digitaal minder vaak voor. Het lijkt alsof we een oplossing gevonden hebben voor een heleboel ergernissen die voorheen hoorden bij het werken op kantoor. Hoe kan het dan dat we toch zo graag terug willen naar werken op kantoor?

Thuiswerken heeft heel veel impact gehad op de werksfeer, de bonding met je collega’s en organisatie. Het is moeilijk de scheiding tussen privé en werk te behouden wanneer je huis tegelijkertijd je kantoor is. Als die laptop daar toch staat kun je prima nog even dat ene mailtje afmaken in de avond of schoonmaken terwijl je wacht op een reactie. En wanneer je klaar bent met werken moet je zelf het licht uit doen. Als starter had ik een compleet ander beeld van hoe ik mijn eerste ‘echte’ baan zou ervaren. Dat was zeker niet veertig uur per week achter mijn laptop zitten in de ruimte die ook mijn woonkamer is. Ik miste vooral de werksfeer, de sfeer waar mijn collega’s vaak over vertelden. Maar iets missen wat je nog nooit echt ervaren hebt, kan dat eigenlijk wel?

Naar kantoor gaan is meer dan simpelweg je werk uitvoeren op kantoor. Het gaat juist om die momenten naast je werk waar je een betere connectie maakt met je collega’s. Non-verbale communicatie voegt een diepere laag toe aan een gesprek, die digitaal niet of anders tot zijn recht komt. De kans op wederzijds begrip is veel groter wanneer je direct de reactie van je collega ziet, dan wanneer je weer een mail de lucht instuurt. Niet geheel onbelangrijk, het maakt het vieren van successen met elkaar ook een stuk leuker. Iemand ontmoeten op kantoor is ook nog eens beter voor je netwerk dan het anonieme verzoek op LinkedIn. Wanneer je vervolgens na een werkdag thuis komt, kom je ook écht thuis en kun je werk achter je laten. Gelukkig bewegen we hier langzaam weer naar toe. Met alle voordelen die het thuiswerken biedt en de behoefte om elkaar in het echt te zien, wordt het tijd voor een combinatie van digitaal en op kantoor werken, hybride werken.

Hybride organiseren

Om hybride te kunnen werken moet er een goede afstemming zijn tussen de technologie, locatie, organisatie en de mensen die ermee te maken hebben. Het verschil met flexibel werken is dat bij hybride werken werkplekken op kantoor anders worden ingericht. Ruimtes worden benut voor activiteiten waarbij het nodig is om fysiek samen te komen. Zo zijn creatieve activiteiten als designsprints en brainstormsessies, maar ook een teambuilding goede redenen om achter je scherm vandaan te komen. Bij PGGM werk ik samen met een IT-team dat toepassingen ontwikkelt. Gedetailleerde aanpassingen in codes maken het verschil of iets werkt of niet. Het werkt het beste als je hier direct met elkaar mee kan kijken en aan de slag kan. Voor werkzaamheden en activiteiten die individueel effectiever uitgevoerd worden, kan je beter thuis, flex, of op individueel ingerichte plekken werken. In essentie gaat het erom dat we ons werk zo organiseren dat we het onafhankelijk van tijd en locatie kunnen uitvoeren.

Draagvlak en vertrouwen

Om succesvol hybride te werken is er draagvlak nodig. Medewerkers moeten de vrijheid hebben om individueel en met het team te bepalen waar en hoe ze willen werken. Duidelijke afspraken over hoe er samengewerkt wordt. Belangrijk daarin is de voorkeur voor het onderling communiceren van zowel individuen als het team en hoe er uiteindelijk het effectiefst gewerkt kan worden. Het structureel thuiswerken heeft voor veel organisaties de angst weggenomen op het verliezen van controle over het functioneren van de medewerkers. Met name de voordelen van het thuiswerken en wat het oplevert ten opzichte van het werken op kantoor is daarin doorslaggevend. Er wordt effectiever gewerkt en daardoor in minder tijd meer werk verricht. Onder medewerkers zien we een toename in de tevredenheid over het thuiswerken. Inmiddels vindt de meerderheid het prima om vanuit het thuiskantoor te werken in plaats van de kantoortuin.[1] Daarnaast is het welzijn van de beroepsbevolking in Nederland toegenomen met 12 procent[2]. Dat is enorm in vergelijking met de jaren tot 2020 waarin het welzijn slechts licht verbeterde. In deze nieuwe werkvorm is het de vraag hoe we onze werkzaamheden effectief kunnen coördineren en uitvoeren, en tegelijkertijd iedereen betrokken, gemotiveerd en enthousiast houden. Zo vertelde een trainee dat de keuze voor wel of niet op kantoor werken vaak door senior medewerkers gemaakt wordt die het prima vinden en in staat zijn om thuis hun werkzaamheden uit te voeren. Terwijl de young professionals liever op kantoor zitten in een inspirerende omgeving met ervaren professionals.  Hybride werken lijkt kansrijk, mits het goed georganiseerd is en voldoende draagvlak heeft.

Ondersteuning vanuit de organisatie

Verschillende organisaties geven handvatten aan hun medewerkers om hen op weg te helpen. En dat is een kwestie van trial and error. Het blijft nieuw en spannend om de ‘oude’ manier van werken los te laten. Best practices zijn er niet, omdat hybride werken om nieuwe vaardigheden vraagt en samenhangt met de voorkeuren van individuen. We kunnen wel kijken en leren van hoe andere organisaties het aanpakken. ABN AMRO heeft een ‘playbook’ met succesfactoren voor hybride werken ontwikkeld. Ook is er een speciale teamworkshop, waarin afspraken worden gemaakt over hoe je met het team in praktijk hybride kan werken en wat de individuele voorkeuren daarin zijn. Door het hybride werken ontstaan er ook nieuwe arbeidsomstandigheden. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat de thuiswerkplek van jouw medewerkers voldoet aan bepaalde standaarden. De Arbo Unie heeft hier een webinar over gehouden. Soortgelijke handvatten helpen jou en je team om structuur te geven aan het hybride werken.

Hybride werken staat volop in de ontwikkeling en het kan zijn dat het (nog) niets voor jou is. Het type werk dat je verricht heeft veel invloed hoe en of het mogelijk is om hybride te werken. Maar het fijne is dat je het zo kan inrichten met je collega’s naar wat voor jullie werkt, want hybride werken doe je niet alleen. Het is tijd dat we kritisch kijken naar de ‘oude’ manier van werken en de probleempunten aanpakken. Door thuiswerken en kantoor te combineren met de digitale mogelijkheden, gaat hybride werken voor veel organisaties een positieve ontwikkeling zijn.

[1] https://www.intermediair.nl/werk-privebalans/thuiswerken/veel-mensen-willen-niet-meer-fulltime-terug-naar-kantoor?referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F

[2] https://www.abnamro.com/nl/nieuws/welzijn-werkende-nederlanders-in-alle-bedrijfssectoren-flink-verbeterd