Kortgeleden kwam ik voor het eerst in contact met Factor C. Vóór mijn start als communicatieadviseur bij de NZa had ik voornamelijk ervaring met het werken in teams bestaand uit mensen met een communicatie-achtergrond. Nu maakte ik de overgang van sparren met collega’s op een redactie naar overleggen met beleidsmedewerkers die aan een project werken. Die beleidsmedewerkers brengen allemaal in mindere of meerdere maten ideeën mee over hoe er over het project gecommuniceerd moet worden. Dat resulteerde bij een van die projecten in te lange en ingewikkelde teksten en een onduidelijke boodschap. Iets waar ik als communicatiespecialist een oplossing voor moest vinden. De suggestie van een collega om een Factor C-sessie te houden met het projectteam bleek mijn redding.

Samen nadenken over communicatie
Wat houdt de Leidraad Factor C in? Kortgezegd helpt het je om mensen bewuster te maken van het belang van goede communicatie en welke strategie daarvoor nodig is. Dat werkt bij de een beter dan de ander, maar het zorgt er in ieder geval voor dat de samenwerking tussen jou en de inhoudelijke collega gestructureerd verloopt en dat je sneller tot een communicatieplan komt.
Het toepassen van Factor C gebeurt door samen een sessie te houden waarin je met een stappenplan je project ontleedt en als eindresultaat weet hoe je moet gaan communiceren. Meestal vallen die stappen onder vijf pijlers. De Academie voor Overheidscommunicatie heeft hiervoor een infographic gemaakt met per stap uitleg en vragen die je aan je inhoudelijke collega’s kunt stellen.

Mijn collega’s bij de NZa hebben een cursus bij Publiec gevolgd en daaruit is een Factor C voortgekomen die aansluit bij de behoeften van de organisatie. Wij werken daarom met de opzet K3: krachtenveld => kernboodschap => kalender. Daarvoor zit nog K0, waarbij je als het ware een stap terugzet en vaststelt waarom je aan je project/beleid begon (doel en fasering) en waar je naar toe wilt (de stip aan de horizon/ wanneer ben je tevreden).

Gereedschapskist
Je kunt er ook voor kiezen om een aantal onderdelen uit Factor C extra te belichten, oftewel een paar tools uit de gereedschapskist los in te zetten. Dit heb ik gedaan bij de sessie die ik met collega’s heb gehouden. In plaats van een hele uitgebreide analyse op het project los te laten gingen we direct in op de punten die scherper moesten. In mijn geval waren dit ons doel, de doelgroepen, benadering en de kernboodschap. Tijdens de sessie noteerden we dus bijvoorbeeld voor wie ons project bedoeld is, en wat voor belang en wat voor informatiebehoefte we denken dat ze daarbij hebben. Hierdoor konden we concluderen dat er veel meer partijen bij ons onderwerp betrokken waren dan gedacht, en dat we dus onze tekst minder specifiek moesten maken.

Sneller van start
Na die sessie liep het opeens een stuk beter. Het leek alsof er een licht was gaan branden, het was nu veel duidelijker voor wie we bezig waren en welke boodschap er moest worden meegegeven.

Het valt mij na het verdiepen in Factor C ook op dat je het vaak wel kunt merken als inhoudelijke collega’s op de hoogte zijn van deze methode. Zij hebben meestal een duidelijker plan als ze communicatie benaderen, weten wie ze raken met hun beleid en welke boodschap ze willen overbrengen. Daarnaast zijn er minder overleggen nodig voordat we tot de uitvoering over kunnen gaan.

Deel je kennis
Factor C komt voort uit de wereld van wetten en beleid, maar de methodiek zou je ook buiten de overheid in kunnen zetten. Natuurlijk zijn stappen zoals het stellen van doelstellingen en het in kaart brengen van stakeholders niet per se nieuw voor iemand met een communicatieachtergrond, maar de waarde van de Leidraad zit ‘m meer in het delen van die inzichten met collega’s die die kennis niet hebben. Kijk daarom eens of je bij een volgend projectoverleg met collega’s van een andere afdeling kunt vragen of zij een van de stappen zoals een krachtenveld kunt laten invullen. Zo trek je ze eens los van hun blikveld en wissel je van rol. Wie weet ontdek je wel communicatietalent!

Samengevat, wat heb je als communicatieprofessional aan Factor C? 

• Factor C versnelt het maken van een communicatieplan. Een project krijgt de aandacht die het verdient en het eindproduct komt aan bij de mensen voor wie het bedoeld is.
• Je creëert met de sessie(s) een teamgevoel doordat je iedereen mee laat denken. Tegelijkertijd geef je meer inzicht in de rol van communicatie.
• In theorie (als collega’s Factor C helemaal meester zijn) zou de communicatieafdeling alleen hoeven te assisteren bij de uitvoering en te adviseren bij het communicatieplan als dat nodig is.