De setting: de invloed van jouw voorbereiding en omgeving

Tip: Test tijdig je verbinding en de toegang tot de vergaderomgeving 
De eerste voorwaarde voor een professioneel videogesprek is gelijk ook een hele belangrijke: zorg dat je niet te laat het gesprek ingaat. Voor een videogesprek geldt namelijk net als altijd: te laat is te laat. Of je nou via MS Teams, Zoom, Skype of een andere vergaderomgeving werkt: sla geen flater dankzij slechte verbinding of een lastige inlogprocedure. Controleer dus tijdig of alles werkt, maximaal 10 minuten vooraf.

Tip: Zorg voor een rustige, aantrekkelijke omgeving en achtergrond  
Een fysieke vergadering wordt zelden ingepland in een drukke kantine of in een ruimte waar de verlichting niet werkt. Klinkt logisch. Toch heb ik in de afgelopen maanden regelmatig meegemaakt dat de omgeving van professionals niet bijdroeg aan een goed gesprek. Denk aan situaties waar mensen op hun bed zaten, amper te verstaan waren door achtergrondlawaai of uit beeld verdwenen door voorbijlopende katten. Zorg er alsjeblieft óók online voor dat jouw omgeving bijdraagt aan een productief gesprek. Dit houdt in: kies een achtergrond die niet afleidt, houd rekening met de lichtinval en voorkom drukke geluiden om je heen. Kun je achtergrondgeluid echt niet voorkomen? Probeer dan op momenten waar jij zelf niet spreekt jouw microfoon uit te schakelen. Zo beperk je de ruis, en daarmee de irritatie van jouw gesprekspartners, tot een minimum.

Het gesprek: hoe kom je over?

Tip: Zorg voor een professioneel voorkomen en neem een actieve houding aan 
Naast een aantrekkelijke omgeving heeft ook jouw eigen voorkomen invloed op hoe professioneel jij overkomt. Uiteraard hoef je vanuit huis niet geheel in driedelig pak op het scherm te verschijnen, maar zorg er wel voor dat jij er representatief en professioneel uitziet. Beeld je in dat je fystiek tegenover je gesprekspartner gaat komen te zitten. Hetzelfde geldt voor de houding die jij aanneemt: zit rechtop en kijk in de camera. Je zult je verbazen over het positieve effect hiervan.

Het contact: warm en harmonisch of blikkerig en chaotisch? 

Tip: Formuleer je krachtig en bondig, kom tot de kern 
Tijdens een videogesprek zit er een korte vertraging op de lijn. Houd hier rekening mee door bondig en to the point te communiceren en in afgeronde zinnen te spreken. Zo voorkom je de ongemakkelijke situaties waarin jij en jouw gesprekspartner tegelijk het woord willen nemen of door elkaar heen praten. Zorg er daarnaast voor dat je extra duidelijk spreekt en snel to the point komt, zo weet je zeker dat je duidelijk overkomt. Houd e rook rekening mee dat een videogesprek over het algemeen iets korter duurt en je dus in korte tijd dezelfde boodschap moet overbrengen, bereid je dus extra goed voor!

Tip: Streef naar harmonie in het gesprek 
Vergaderingen, sollicitaties en andere zakelijke gesprekken hebben veel baat bij het maken van een bepaalde sociale connectie. Waar lichaamstaal en oogcontact tijdens fysieke gesprekken een grote rol spelen, is het bij videogesprekken wat moeilijker. Het stukje social talk en geruststelling, bijvoorbeeld met het halen van een kopje koffie vooraf, valt namelijk weg. Het sleutelwoord voor het tóch maken van een connectie tijdens videogesprekken is ‘harmonie’. Wanneer een gesprek vloeiend en positief verloopt creeërt dit een bepaalde verbondenheid, positieve gevoelens en een fijn gevoel achteraf. Harmonie kun je bereiken door de voorgaande tips toe te passen die het gesprek soepeler laten verlopen, en door goed rekening te houden met hoe jouw boodschap overkomt wanneer je geen lichaamstaal kunt gebruiken. Verwacht jij dat jouw boodschap misschien verkeerd opgevat kan worden? Houd hier dan rekening mee in de formulering.