Als manager van een digital-, marketing- of communicatieafdeling krijg je te maken met het aannemen of inhuren van nieuwe medewerkers. Oftewel: je voert sollicitatiegesprekken en moet een onderbouwde keuze maken waarom je een kandidaat aanneemt of afwijst. Hoe zorg je ervoor dat je het maximale uit je sollicitatiegesprek haalt en de beste keuze maakt? Door een goede voorbereiding, een gestructureerd gesprek en het maken van een overwogen besluit.

1. De voorbereiding
Het sollicitatiegesprek is een van de belangrijkste stappen in de hele selectieprocedure, maar dat is natuurlijk niet het enige. De voorbereiding en de structuur van het interview zijn voorwaarden om het sollicitatiegesprek goed te laten verlopen.

• Waarden en kwaliteiten
  Bepaal van tevoren welke waarden en kwaliteiten een kandidaat moet bezitten om succesvol te worden. Om te toetsen of een kandidaat hierover beschikt, kun je van tevoren een wishlist (matrix) maken. Zorg ervoor dat hier alleen de écht benodigde kwaliteiten instaan voor de functie en niet de kwaliteiten/waarden die een plus zijn. Zo waak je ervoor dat je echt de belangrijke zaken uit het gesprek haalt. Bijvoorbeeld: je bent op zoek naar een data analist. Benodigde kwaliteit: analytisch vaardig en conceptuele denker. Plus: sterk in presenteren.
• Breng de procedure in kaart
  Zorg ervoor dat je zelf van tevoren duidelijk voor ogen hebt hoe het sollicitatieproces eruitziet en neem de kandidaat hierin mee. Bijvoorbeeld: het aanleveren van een motivatiebrief, een assessment en twee gesprekken. Waar het er bij een vaste procedure als bovenstaand kan uitzien, is er voor een interim opdracht vaak maar tijd voor één gesprek. Doordat je weet hoe het proces eruitziet, weet jij op welk moment je welke informatie wil ophalen bij de kandidaat. Neem de kandidaat hier ook in mee, zodat deze zich goed kan voorbereiden.
• Lees je in
  Zorg dat je je goed inleest in het cv en eventuele motivatiebrief. Op deze manier kan je bepalen of er zaken zijn die opvallen in het cv en die je bespreekbaar kunt maken in het interview. Behalve de informatie die je krijgt aangeleverd door een bureau of kandidaat zelf, is er ook online veel te vinden over iemand, denk aan Google en LinkedIn. Leg de informatie die je hebt ook naast andere cv’s en brieven. Hierdoor kan je onderling vergelijken en plus- en minpunten naar voren halen.

2. Het interview 

• Opbouw en structuur
  Bewezen is dat gestructureerde interviews zorgen voor een objectiever beeld dan niet gestructureerde interviews. Wanneer er geen structuur is in het interview, is de kans groter dat nieuwe informatie en externe factoren het proces meer beïnvloeden, waardoor je niet de juiste informatie uit het gesprek haalt. Zonder een vooraf bepaald scoresysteem kunnen vooroordelen losraken: interviewers zouden uiteindelijk kunnen evalueren op basis van geslacht, ras, fysieke aantrekkelijkheid of, meestal, hoe vergelijkbaar een kandidaat is voor hen.
• Interview methodes
  Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden voor het gebruik van een interviewmethode, denk bijvoorbeeld aan de bekende STAR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat). Met het gebruik van de STAR methode kun je op een gestructureerde manier een zo betrouwbaar mogelijk beeld krijgen van het gedrag van een kandidaat, zonder hierbij zelf aanwezig te zijn geweest. Ik maak zelf graag gebruik van deze methode. Een minder bekende, maar persoonlijke methode, is de handmethode.
• De setting
  Naast de voorbereiding is de setting belangrijk. Is het een klik gesprek? Dan kan je zeker kiezen voor een meer informele setting (bijvoorbeeld in een koffiebar). Wil je echt de diepte ingaan tijdens een gesprek? Kies dan voor een meer formele setting (zoals een afgesloten ruimte). Zelf kies ik ervoor, wanneer dit mogelijk is, om niet recht tegenover een kandidaat te gaan zitten, maar bijvoorbeeld in een hoek van 90 graden. Hierdoor creëer je automatisch een gevoel van samenwerking.

3. Het besluit
Hoe maak je nu eigenlijk het besluit? Je hebt van tevoren bepaald wat jij belangrijk vindt in de matrix. Ga daarom terug naar het begin en weeg alle zaken tegen elkaar af. Door de structuur heb je een objectief beeld kunnen krijgen van de kandidaat en heb je alle benodigde informatie verzameld. Uiteraard weeg je alle zaken af tegenover de klik. Klik is een gevoel en ook daar moet je naar luisteren.

Neem daarnaast echt de tijd voor het maken van een keuze! In een gesprek kan iemand je enorm overdonderen met zijn/haar enthousiasme, maar als je achteraf voor jezelf de matrix invult lijkt de kandidaat toch op minder kwaliteiten aan te sluiten. Slaap er daarom echt letterlijk een nachtje over, dan is je eerste gevoel gezakt en maak je een objectievere keuze. Maar belangrijk: neem niet teveel tijd. Goede kandidaten zijn schaars, voor je het weet heeft hij of zij een mooi aanbod gekregen van de concurrent en is diegene van de markt.

Kortom: zowel de voorbereiding en de afweging zijn net zo belangrijk als het gesprek zelf. Wanneer je daar tijd en energie in steekt, zal dit resulteren in de best overwogen keuze.