Als Commercieel Administratief Medewerker bij SchaalX vorm jij DE onmisbare schakel tussen de front- en backoffice als het gaat om het opstarten, verwerken en factureren van nieuwe en lopende (interim) projecten.

Samenvatting

Als Commercieel Administratief Medewerker bij SchaalX vorm jij DE onmisbare schakel tussen de front- en backoffice als het gaat om het opstarten, verwerken en factureren van nieuwe en lopende (interim) projecten. Je hebt een centrale en zichtbare positie binnen de organisatie waar veel ruimte is voor eigen inbreng en inzicht voor het optimaliseren en verbeteren van bestaande processen.

Ben jij op zoek naar een leuke afwisselende functie in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is, solliciteer dan nu! 
 

Waar kom je te werken?

Je komt terecht in een club van meer dan 40 gepassioneerde collega’s; een mooie mix van jong en oud. Een deel van de medewerkers werkt op kantoor en een deel bij onze opdrachtgevers. In het vakgebied marketing & communicatie lopen we voorop in nieuwe ontwikkelingen. We zijn ondernemend en gaan samen voor het beste resultaat. Tegelijk geloven we in vrijheid en eigen verantwoordelijkheid met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Omdat we geloven in onderlinge binding, zijn we graag op kantoor, maar hebben de vrijheid om thuis te werken. Naast ambitie houden we van humor en gezelligheid en vieren we graag een feestje.    

SchaalX werkt al 20 jaar voor een breed scala aan opdrachtgevers in de profit en publieke sector, zowel corporates als MKB. Denk aan klanten als ABN AMRO, Eneco, Kamer van Koophandel, GGD Ghor, LUMC, PGGM, Plus Retail & ONVZ.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en verzenden van nieuwe contracten voor zowel opdrachtgevers als de in te zetten interimmers (zzp) en gedetacheerde medewerkers, alsmede het verzorgen van de daarbij behorende administratie.
• Je bent in overleg met onze kantoormanager verantwoordelijk voor een snelle en zorgvuldige maandelijkse verwerking van geregistreerde uren, ingediende onkostendeclaraties en de inkoop- en verkoopfacturen.
• Je zult deels de verloning van onze in- en externe medewerkers verzorgen.
• Je zorgt mede voor een efficiënt bedrijfsproces conform onze NEN 4400-certificering, van aanvraag tot plaatsing voor zowel vaste als interim vacatures en plaatsingen waaronder de inlenersbeloning.
• Je bent nauw betrokken bij de vastlegging en uitvoering van het kwaliteitsbeleid voor ISO 9001.
• Je doet suggesties om de administratieve taken efficiënter in te richten en implementeert deze.  
• Je bewaakt In samenwerking met de kantoormanager de openstaande debiteurenposities .

Wat neem je mee?

• Je beschikt over een aantoonbaar mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring bij een dienstverlenende, bij voorkeur dynamische organisatie binnen een zelfstandige administratieve/contract management rol  of senior secretariële rol met ervaring op het gebied van bijvoorbeeld finance, operations of HR. Ervaring in een bureau-omgeving zoals een media/reclamebureau of een recruitment/uitzendorganisatie is een pré.
• Je houdt van dynamiek en afwisseling en krijgt energie van de vrijheid om flexibel en zelfstandig zaken in goede banen leiden (tegelijk zijn er altijd collega’s die willen helpen). 
• Je hebt ruimschoots ervaring met het werken met Microsoft Office 365.

Competenties die jij meebrengt:

• Je bent procesmatig sterk en werkt gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor detail
• Snelle schakelsnelheid en stressbestendig
• Doel- en resultaatgericht
• Je pakt jouw taken zelfstandig op en werkt graag in teamverband
• Integer en betrouwbaar
   

Wat bieden we jou?

• Invulling van de vacature is op basis van een 32-urige werkweek. 24-28 uur per week is bespreekbaar. 
• Een marktconform salaris op basis van jouw opleiding en ervaring
• Goede secundaire voorwaarden waaronder een laptop, mobiele telefoon en pensioenregeling.
• De mogelijkheid jezelf verder te ontwikkelen door middel van onder andere individuele en groepstrainingen en cursussen met als kers op de taart een unieke online leeromgeving waar je toegang hebt tot meer dan 400 opleidingen! 
• Bij SchaalX heerst een informele sfeer, collegialiteit staat bovenaan en we vieren samen onze (gezamenlijke) successen met bijvoorbeeld een borrel of personeelsuitjes.
• Ons kantoor is zowel met de auto als per openbaar vervoer zeer goed bereikbaar.

Hoe nu verder?

• Reageer met een up to date cv en een korte motivatie waarom jij onze nieuwe collega wil worden.
• Er zullen 2 gesprekken bij ons op kantoor in Utrecht plaatsvinden. Mogelijk maakt een assessment onderdeel uit van deze procedure.